Buenas prácticas para la carga de archivos Excel

Reglas de estructura, formato, limpieza y codificación para que tu archivo Excel se importe sin errores.

Estructura del archivo

• Encabezados correctos (fila 1): la fila 1 debe contener los nombres de las columnas sin espacios al inicio ni al final. Usa texto plano y evita duplicados. No se permiten comentarios, celdas en blanco ni caracteres especiales.
• Registros a partir de la fila 2: cada fila debe representar un registro completo. Elimina por completo las filas en blanco. Las columnas pueden tener valores vacíos, pero no deben contener celdas "borradas".

Formato y contenido

• Evita fórmulas y referencias: usa solo valores estáticos. Realiza los cálculos en otra hoja y copia y pega como valores. Elimina fórmulas como =A2+B2 o referencias como =Hoja2!A2.
• Sin estilos ni formatos: no utilices colores, bordes ni tipos de fuente distintos. Borra cualquier formato condicional o numérico especial.

Limpieza de celdas y filas

• Eliminar correctamente filas vacías o erróneas: selecciona la fila completa y haz clic en "Eliminar fila". No uses solo la tecla Delete.
• Verifica celdas residuales: usa Ctrl + Fin para comprobar que no existan celdas vacías marcadas como usadas.
• Desactiva filtros y muestra filas ocultas: quita cualquier filtro y elimina las filas ocultas antes de guardar.

Codificación y caracteres especiales

• Codificación recomendada: guarda siempre en formato .xlsx (UTF-8). Para CSV, usa codificación UTF-8 sin BOM. Evita ANSI.
• Evita caracteres especiales: elimina acentos, símbolos no estándar, saltos de línea (Alt+Enter) y espacios invisibles.

Validaciones antes de la carga

• Usa plantillas base: comparte un archivo modelo con encabezados correctos para todos los usuarios.
• Validaciones clave: verifica encabezados, formatos y fórmulas con Ctrl + F buscando el símbolo =. Elimina caracteres extraños. Guarda siempre como "Libro de Excel (.xlsx)".

Errores comunes y cómo evitarlos

Flujo recomendado

1. Copia y pega valores planos (sin formatos ni fórmulas).
2. Elimina filas vacías o innecesarias.
3. Valida que no haya caracteres especiales.
4. Guarda como .xlsx y cierra el archivo.
5. Sube el archivo usando la opción "Importar Excel".

Control de calidad (QA)

• Asegúrate de que el tamaño del archivo no supere los 50 MB.
• Elimina hojas, imágenes o datos innecesarios.
• Documenta el procedimiento para estandarizar el proceso.

Pruebas y validaciones

• Usa una muestra de 5 a 10 filas.
• Ejecuta una prueba interna antes del envío masivo.